En la actualidad, la competencia empresarial por los mercados es muy intensa y cada factor importa. Es por eso que los directivos y dueños de negocios buscan estrategias que los hagan ser más eficientes y óptimos.
El renting de impresora es un modelo de negocios que tiene grandes beneficios y que puede hacer a tu empresa más dinámica y efectiva. Si quieres saber más, sigue leyendo.
¿Qué es el renting de impresoras?
El renting de impresora es un servicio mediante el cual una empresa, negocio o particular puede alquilar una impresora por un periodo de tiempo determinado, en lugar de comprarla.
Este servicio funciona a través de un contrato, que establece un pago mensual por el uso del equipo y que incluye el mantenimiento, las reparaciones y los suministros como tóner y papel.
Este modelo de negocios, es conocido también como «pago por uso» o «precio por copia», ya que en algunos casos permite a los usuarios pagar solo por lo que utilizan, lo que puede resultar en un ahorro significativo y una gestión más eficiente de los recursos.
Beneficios del renting de impresoras
– Sin entrada. El renting permite a las empresas adquirir el equipo, sin necesidad de pagar entrada o el precio completo. Solo se paga una mensualidad. Esto tiene beneficios financieros para las empresas, ya que pueden preservar su liquidez.
– Acceso a tecnología actualizada. Con el renting de impresoras multifunción, las empresas pueden acceder a las últimas tecnologías en impresión sin preocuparse por la obsolescencia. Esto se debe a que es muy fácil cambiar a un equipo más moderno al vencerse el contrato, incluso antes.
– Mantenimiento incluido. Uno de los mayores beneficios de las impresoras en renting es que el mantenimiento y las reparaciones están incluidos en el contrato. Esto significa que cualquier problema técnico será resuelto sin coste adicional, es decir, sin afectar la liquidez de la empresa.
– Flexibilidad. Los contratos de renting suelen ser flexibles, permitiendo a las empresas ajustar el tipo y número de equipos según sus necesidades cambiantes. Esto es especialmente útil para empresas en crecimiento o que trabajan por proyectos.
– Gestión simplificada. Al incluir todos los servicios en una sola cuota mensual, el renting simplifica la gestión financiera y administrativa de la empresa.
¿Cómo funciona el renting de impresoras?
El proceso de contratar un renting de impresoras es muy sencillo. Los siguientes son los pasos a seguir:
– Selección del equipo. La empresa elige el tipo de impresora o multifuncional que mejor se adapte a sus necesidades, por ejemplo, un renting de impresoras a color. Los proveedores de renting suelen ofrecer una amplia gama de opciones, desde impresoras básicas hasta equipos multifuncionales avanzados. Hay que evaluar las necesidades de la empresa para elegir lo que mejor convenga.
– Firma del contrato. Se firma un contrato que especifica la duración del renting, la cuota mensual y los servicios incluidos. Este contrato puede variar en duración, pero generalmente es entre 1 y 5 años.
– Instalación y configuración. El proveedor se encarga de la instalación y configuración del equipo en las instalaciones del cliente. Además, se ofrece formación al personal, si es necesario, de manera de asegurar el uso óptimo del equipo.
– Mantenimiento y soporte. Durante la vigencia del contrato, el proveedor se encarga del mantenimiento preventivo y correctivo del equipo, así como del suministro de consumibles. Además, atiende cualquier desperfecto o desconfiguración que pueda ocurrir.
– Renovación o devolución. Al finalizar el contrato, el cliente puede optar por renovar el renting con equipos nuevos, devolver el equipo o adquirirlo a un precio residual.
Tipos de equipos disponibles
– Impresoras monofuncionales. Son impresoras que solo realizan la función de impresión. Si es todo lo que necesitas, es tu mejor opción.
– Impresoras multifuncionales. Estos equipos combinan varias funciones en un solo dispositivo, incluyendo impresión, escaneo, copiado y, en algunos casos, fax. Son ideales para oficinas que requieren todas esas funciones.
– Fotocopiadoras. Aunque menos comunes en la era digital, las fotocopiadoras siguen siendo necesarias. Si tu negocio requiere la reproducción de documentos físicos, este es el equipo a alquilar.
– Impresoras de producción. Diseñadas para entornos de alta demanda, estas impresoras son capaces de manejar grandes volúmenes de impresión con alta velocidad y calidad.
Recomendaciones para elegir el equipo adecuado
– Evaluar las necesidades de impresión. Antes de elegir un equipo, es importante evaluar las necesidades de impresión de la empresa. Considera el volumen de impresión mensual, los tipos de documentos que se imprimen y la calidad de las impresiones que se requieren.
– Considerar el espacio disponible. Asegúrate de que el equipo seleccionado se ajuste al espacio disponible en tu oficina. Las impresoras multifuncionales pueden ser de tamaños variados y las impresoras de alto volumen pueden ser muy grandes.
– Eficiencia energética. Es conveniente elegir equipos eficientes energéticamente, no solo por el medio ambiente, sino también para ahorrar dinero.
– Consultar opiniones y reseñas. Investiga y consulta opiniones y reseñas de otros usuarios para asegurarte de que el equipo seleccionado cumpla con las expectativas y necesidades de tu empresa. Las redes sociales y los foros son muy útiles a este respecto.
Importancia de las impresoras y multifuncionales en la oficina
– Productividad. Contar con impresoras y multifuncionales en la oficina mejora la productividad al permitir a los empleados imprimir, escanear y copiar documentos, sin salir de la empresa, además, de manera rápida y eficiente.
– Proyectar profesionalismo. La capacidad de imprimir documentos de alta calidad en la oficina contribuye a una imagen profesional y permite a la empresa presentar informes, presupuestos y propuestas de manera impecable.
– Seguridad. Tener equipos de impresión en la oficina permite un mayor control sobre la seguridad de los documentos, reduciendo el riesgo de pérdida o acceso no autorizado a información sensible, de la propia empresa o de los clientes.
– Flexibilidad. Las impresoras multifuncionales ofrecen una gran flexibilidad de uso, al combinar varias funciones en un solo dispositivo, lo que reduce la necesidad de múltiples equipos.
– Ahorro de tiempo. Al tener acceso a suficientes equipos de impresión en la oficina, se reduce el tiempo para obtener las impresiones necesarias.
El renting de impresoras es una solución inteligente y rentable para cualquier empresa que busque optimizar sus recursos y mejorar su infraestructura de impresión.
