Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP no son nuevos, de hecho, llevan funcionando desde los años 60. Desde entonces y durante las siguientes décadas esta herramienta de gestión se fue desarrollando. Entre 2016 y 2017 dio un salto cualitativo al compartir datos en la nube, y a partir de ahí no ha hecho más que mejorar en funcionalidades y resultados.
Pero, ¿qué es un sistema ERP? A grandes rasgos, se puede definir como un sistema de recursos empresariales que automatiza todos los procesos de una empresa. Se trata de una herramienta informática o software que ayuda gestionar eficientemente todos los procesos de negocio. Es como un sistema nervioso central para todo tipo de empresas.
Desde las finanzas a la logística, pasando por la contabilidad, los RR.HH., y todas las áreas de cualquier empresa, independientemente de su tamaño, están integradas en un ERP.
Sin embargo, también hay programas específicos, como, por ejemplo: un software de gestión de mantenimiento dedicado en exclusiva a este aspecto del negocio.
Quién puede beneficiarse de este sistema
Desde los autónomos hasta las grandes corporaciones se benefician hoy en día de las ventajas que ofrece un ERP. Con esta herramienta se consigue mayor productividad gracias a la automatización de los procesos. Pero también una información estratégica más valiosa y en tiempo real. Se reducen riesgos en el control del negocio y se obtienen informes en segundos.
Gracias a este tipo de software de gestión se tiene acceso a datos en tiempo real, pudiendo identificar oportunidades y debilidades a tiempo. Además, al compartir la base de datos entre todos los departamentos, se simplifica el trabajo y todo se vuelve más ágil y eficiente. Un programa de gestión de mantenimiento por ejemplo, supone un gran ahorro.
En resumen, independientemente del tamaño de la empresa, la visión global que ofrece un ERP, mejora la toma de decisiones. La automatización de los procesos lleva a la eficiencia operativa. Y, además, al reducir los errores, gracias a detectarlos a tiempo, se mejora la precisión y la fiabilidad de los datos. Todo ello se traduce en una mayor productividad, y en consecuencia mayores beneficios. Al tiempo que los clientes quedan más satisfechos y, se consigue un negocio más competitivo. Por eso, los sistemas ERP se han convertido en la clave para el éxito en cualquier tipo de negocio.
Cómo elegir el ERP adecuado
Antes de tener en cuenta el presupuesto, tanto los autónomos, como las empresas, han de determinar cuáles son sus necesidades específicas. También tienen que tomar en cuenta la facilidad de integración con los sistemas ya existentes. A continuación, se detallan los aspectos fundamentales para elegir un ERP:
– Necesidades específicas: Antes de lanzarse a comprar e integrar un ERP los autónomos y empresas deben tener claro cuáles son las funciones son esenciales que necesitan. Puede que sean las finanzas, o quizá es más importante el inventario, o el departamento de recursos humanos, etc. Aunque un ERP integra todo lo anterior, hay que definir bien lo prioritario.
– Adaptabilidad: Si el objetivo de todo negocio es el crecimiento, entonces un ERP debe ser capaz de adaptarse a dicho crecimiento. Tanto en términos de funcionalidades, como de usuarios, hay que elegir el ERP que pueda crecer con el negocio.
– Personalización: Cada negocio tiene sus necesidades únicas. Por tanto, el ERP elegido debe ser capaz de adaptarse por completo a las necesidades del negocio donde se va a implementar. Por lo general, los ERP están compuestos de diferentes módulos que se pueden personalizar.
– Facilidad de integración: A la hora de implementar un ERP, el nuevo software debe poder integrarse fácilmente con otras aplicaciones y sistemas que ya existían en la empresa. Si no es así, puede causar graves contratiempos y puede suponer un fracaso en lugar de un éxito.
– Calidad del soporte: El soporte técnico es esencial cuando se instala un ERP. Hay que tomar buena nota del tipo de soporte que ofrezca el proveedor, así como de las actualizaciones y del mantenimiento del software.
– Inversión total: Implementar un ERP lleva consigo una serie de costes en licencias, implementación y capacitación. Estos gastos deben quedar muy claros desde el principio y aclarar también los posibles gastos adicionales.
– Reputación del proveedor: Al igual que para cualquier otra inversión o compra, la reputación del proveedor juega un papel importante. Su trayectoria y experiencia, así como la opinión de sus clientes, puede servir de guía para comprobarlo.
– Medidas de seguridad: Todo ERP tiene que llevar consigo medidas de seguridad para proteger los datos sensibles de la empresa. Este punto es de suma importancia.
– Facilidad de uso y experiencia de usuario: El ERP va a tener un efecto directo en la forma de trabajar y la productividad de los empleados y usuarios. Por lo tanto, cuanto más intuitivo sea su manejo y mayor facilidad de uso, tanto mejor.
