Ya está en marcha el proceso para el traslado definitivo de todos los fondos del Archivo Municipal de San Fernando a las nuevas dependencias previstas en el rehabilitado Ayuntamiento, junto a la reubicada Biblioteca Lobo. El material suma alrededor de unas 22.000 unidades de instalación (cajas, carpetas o legajos), y las series documentales más antiguas datan del año 1766 y llegan hasta la actualidad.
Cuando en la primavera se llevó a cabo el traslado de los servicios municipales al flamante Consistorio en la plaza del Rey se determinó que la mudanza de la documentación del Archivo requería un proceso separado y específico dado el carácter excepcional de los fondos custodiados, se subraya en el comunicado remitido a DIARIO Bahía de Cádiz.
Así, frente a la mudanza de las oficinas y el resto de mobiliario y equipamientos, el de los fondos documentales supone el traslado de “un patrimonio histórico, original y único, que no es reemplazable” y que requería de unas medidas especiales en cuanto a control y manipulación de este material que evitaran pérdidas o daños en los libros y documentos.
Por este motivo, se han destinado cerca de 29.000 euros a contratar a una empresa especializada que esta semana ha iniciado el traslado del material desde las tres ubicaciones en las que se reparte actualmente: calle Real número 61, el centro de Congresos y el depósito existente en parte de lo que fue la piscina junto al parque Almirante Laulhé.
Antes de esto ya se había elaborado un programa de traslado para facilitar la reubicación de los fondos documentales con criterios archivísticos atendiendo al espacio del que se dispone en el edificio capitular. Del mismo modo, se ha hecho una distinción en las unidades documentales según vaya a ser su instalación en los depósitos. Así, se ha diferenciado entre Archivo Histórico (desde 1677 a 1978), Archivo Intermedio (1979-1999) y Archivo Administrativo (a partir del año 2000), con lo que se prevé el traslado de un total aproximado de 22.000 unidades de instalación se desglosan en Archivo Histórico (3.611 cajas de archivo y 2.429 libros), Archivo Intermedio (6.994 cajas de archivo y 371 libros) y Archivo Administrativo (4.525 cajas de archivo y 280 libros).
DOCUMENTOS CON CASI TRES SIGLOS DE ANTIGÜEDAD
El archivero municipal, José Luis López, ha recordado que, en el caso del Archivo Histórico, se atesoran documentos con casi tres siglos de antigüedad, como es el caso de las series documentales y, más en concreto, de las actas capitulares que se inician en 1766 y que continúan hasta la actualidad “permitiéndonos conocer de forma ininterrumpida la evolución de la vida, de la administración municipal y de la sociedad isleña”. Como ha resaltado, “hay algunos documentos sueltos más antiguos, incluso de 1677, pero con menor valor que las series que permiten conocer patrones”.
Además, junto a lo anterior hay que trasladar también los fondos documentales custodiados en el centro de Congresos que son materiales especiales y más sensibles (fotografía y planos). En el anterior mandato se decidió que se conservaban en este espacio porque tenía mejores condiciones para su custodia y vigilancia, y de cara a su conservación y climatización.
Finalmente, y junto a la documentación inventariada en el Archivo Municipal, existe un fondo no recepcionado o catalogado aún que suma algo más de 3.700 unidades de instalación.
De esta forma, y dado el volumen de unidades de instalación (cajas, libros y materiales especiales) a trasladar, se ha determinado que esta actuación se desarrolle en varios plazos o fases a fin de evitar una excesiva aglomeración material en los nuevos depósitos y dando margen a su colocación en diferentes espacios y estanterías según las características o la “edad” de los documentos.
En concreto, el traslado se va a realizar en el plazo total de 90 días y en tres fases que se inician con una primera en la que se hace la mudanza del Archivo Histórico y Archivo Intermedio; otra segunda en la que se centrarán los trabajos en reubicar los materiales especiales ubicados en el centro de Congresos, incluyendo el mobiliario en el que se encuentran; finalmente, en la tercera fase será el momento del traslado del Archivo Administrativo y documentación no inventariada.
En todo momento, la recogida de los documentos desde sus actuales ubicaciones y la recepción de la misma en la nueva está siendo controlada y supervisada por personal municipal “para cuidar de que en los traslados se eviten pérdidas o deterioros en la documentación”, se incide.
“CONTAMOS CON UNA VERDADERA JOYA DOCUMENTAL”
La concejala de Cultura, María José Foncubierta, ha puesto de relieve que esta actuación “no solo supone responder a la necesidad de ubicar el Archivo Municipal donde le corresponde para su custodia, conservación y consulta, sino que además con este movimientos liberamos espacios por los que estábamos abonando un alquiler, como ocurre con la sede de calle Real número 61”.
Foncubierta también ha adelantado que, en paralelo a esta mudanza, ya se está tramitando también un contrato para el traslado de los llamados Archivos Intermedios, los que tienen menos consulta, para que una empresa especializada los deposite en una zona de custodia protegida y los digitalice para una consulta más ágil y automática.
En definitiva, “ya están aquí los libros de actas capitulares que cuentan el pasado de nuestra ciudad, y seguirán llegando documentos que estarán a disposición de las personas investigadoras y estudiantes”. “Sin duda, contamos con una verdadera joya documental, que se suma a la Biblioteca Lobo”, subraya esta edil del PSOE.
